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3 dicas para evitar retrabalho durante os projetos

O retrabalho durante os projetos são comuns em diversas empresas; no entanto, quando recorrentes, acabam prejudicando os resultados e a imagem do negócio. Sendo assim, é importante saber identificar os sinais de quando isto está ocorrendo.

A necessidade de refazer um trabalho que não foi elaborado corretamente na primeira vez desgasta toda a equipe. Além disso, leva a gastos de recursos e tempo.

Para evitar os retrabalhos, os gestores e a equipe devem estar alinhados e seguir alguns processos. Confira abaixo!

 

Por que evitar retrabalhos?

Você provavelmente já fez alguma entrega que precisou ser refeita e sabe qual é o sentimento. Muitas vezes, envolve insatisfações e sensação de inutilidade, pois se dedicou a algo que no fim não foi utilizado. Sendo assim, é importante que isso ocorra raramente nos processos da empresa.

A insatisfação dos colaboradores pode acarretar mais falhas e desânimo no ambiente de trabalho, algo prejudicial para os processos e para os gestores. Este é um dos principais motivos para evitar retrabalhos.

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Além disso, os conflitos dentro da equipe podem acontecer, já que retrabalhar constantemente também leva ao atraso nos prazos e riscos no relacionamento com o cliente.

 

Primeiros sinais de retrabalho constante

Quando ocorrem muitos retrabalhos e prejudicam a empresa, alguns sinais ficam claros. É necessário estar atento para que alguma medida seja tomada antes que a situação se agrave. Por exemplo:

  • Atritos com clientes
  • Atraso nas entregas e prazos
  • Problemas no caixa
  • Mau relacionamento da equipe
  • Recursos desperdiçados
  • Baixa produtividade

A empresa pode aplicar um cálculo para verificar se os retrabalhos estão sendo realmente prejudiciais. Veja abaixo:

Retrabalhos em % = serviços retrabalhados / total de serviços feitos x 100

Este número identifica a ineficiência da operação. O ideal é que seja zero; porém, quanto menor o número, melhor.

 

Confira abaixo 3 dicas para evitar os retrabalhos nos projetos

1. Melhore a comunicação

A comunicação eficaz é a base de qualquer projeto bem-sucedido. Equipes alinhadas reduzem a probabilidade de erros. Algumas práticas para melhorar a comunicação incluem:

  • Reuniões regulares: realize reuniões periódicas para atualizar a equipe sobre o andamento do projeto, discutir obstáculos e alinhar expectativas.
  • Ferramentas de comunicação: utilize softwares de comunicação interna para manter todos conectados e informados em tempo real.
  • Documentação clara: mantenha toda a documentação do projeto acessível e bem organizada, garantindo que todos tenham acesso às informações necessárias.

+A Importância da Tecnologia e Gestão Andarem Juntas

 

2. Capacite a sua equipe

Uma equipe bem treinada entrega uma execução eficiente de um projeto. Dessa forma, investir no desenvolvimento profissional dos colaboradores melhora a qualidade do trabalho e também aumenta a motivação e o comprometimento. Para capacitar sua equipe, considere:

  • Treinamentos e workshops: ofereça cursos e workshops regulares para atualizar as habilidades técnicas e de gestão da equipe.
  • Mentoria: incentiva a mentoria entre colaboradores experientes e novos, promovendo a troca de conhecimentos e experiências.
  • Feedback contínuo: estabeleça uma cultura de feedback constante, onde os membros da equipe possam identificar áreas de melhoria e trabalhar juntos para superá-las.

 

3. Automatize os processos

Automatizar tarefas repetitivas e operacionais libera a equipe para focar em atividades mais estratégicas e criativas, além de evitar erros. Veja algumas dicas para automatizar:

  • Identifique tarefas manuais: mapeie todas as tarefas manuais que consomem tempo e são propensas a erros.
  • Escolha as ferramentas certas: utilize softwares de gestão para automatizar processos como controle de estoque, gestão financeira, emissão de relatórios, entre outros.
  • Integre sistemas: garanta que todos os sistemas de software utilizados pela empresa estejam integrados, evitando a necessidade de inserção manual de dados em diferentes plataformas.

+Líderes de TI afirmam: A automação de processo reduz os erros

 

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