A interação entre os setores é atingível por meio da gestão,contudo, quando envolve dados precisos para tomada de decisões estratégicas, um software de gestão integrado (SIG) abrange e une os processos em apenas um local, dando clareza de ponta a ponta e tornando-se a escolha principal de ferramenta de gestão.

A gestão empresarial é o organismo que faz todo o processo funcionar adequadamente. Envolve a busca por melhores resultados por meio de pessoas, recursos financeiros e estruturais, independentemente do segmento e tamanho do negócio. Uma gestão integrada é imprescindível quando o objetivo é atingir o sucesso.

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O software integrado de gestão atende à necessidade empresarial de inovações tecnológicas alinhadas ao gerenciamento, centralizando todas as informações em um único local.

Imagine o seguinte cenário: uma empresa recebe uma grande ordem para produzir 10.000 componentes eletrônicos. O SIG pode ajudar de várias maneiras: ele integra informações sobre o planejamento da produção, lista as etapas necessárias e o departamento de compras recebe automaticamente notificações sobre os pedidos aos fornecedores. A execução da produção é monitorada em tempo real e o controle de qualidade registra os resultados das inspeções, identificando imediatamente qualquer problema eventual.

Neste cenário, caso não houvesse o software, as informações poderiam ser perdidas, causando um grande dano durante a produção. Esse exemplo prático demonstra a necessidade operacional de implementar um SIG.

 

O que é um Software Integrado de Gestão?

Empresas tradicionais podem encontrar soluções por meio de papéis, pastas e até mesmo post-it, apesar disto, as inovações tecnológicas surgiram para facilitar o dia a dia de qualquer negócio, sendo um desperdício não aproveitá-las.

O Software Integrado de Gestão é uma dessas inovações que trazem privilégios. Dificilmente as empresas terão apenas um ou dois setores, seja em manufatura ou varejo, sendo necessário que as áreas estejam integradas para que recebam informações coerentes. Isso por que organizar as operações em um só lugar facilita a execução dos processos internos.

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Não existe apenas um formato de SIG. Qualquer sistema que integre as informações e permita a padronização entre os setores podem possuir essa classificação. Confira abaixo algumas das opções possíveis.

 

Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning é o termo em inglês para Planejamento de Recursos Empresariais. Por meio deste, é possível organizar as atividades diárias do negócio.

De fato, é considerado integrado devido às suas várias funcionalidades que conectam os setores, por exemplo: financeiro, marketing, projetos, vendas, recursos humanos, etc.  

Ainda existem dois formatos de trabalho de armazenamento de dados, sendo eles: on-premise ou em cloud. Ambos também colaboram para a integração quando permitem o acesso em qualquer local, caso o colaborador não esteja in-loco ou trabalhe remotamente.

Os dois termos são conhecidos pela segurança que passam ao proteger os dados, mas possuem suas diferenças, a principal delas é a forma de armazenamento. On-premise é feito direto na organização e conta com a equipe de T.I. para manutenção e implementações. Por outro lado, cloud é um serviço terceirizado, acessada por meio da internet e não há necessidade de um espaço interno.

A pesquisa conduzida pela Panorama Consulting Solutions em 2020 demonstra a diferença positiva que um ERP pode trazer. Segundo o estudo “2020 ERP Report,” 95% das empresas que implementaram um ERP relataram melhorias significativas em seus processos de negócios.

 

 

O gráfico abaixo aborda os maiores benefícios na sua implementação, sendo eles 67% pela criação de relatórios e visibilidade, 65% pela eficiência operacional, 62% pelo crescimento e competitividade empresarial e outros 15% por atualização tecnológica.

 

Business Process Management BPM

BPM (Business Process Management) é a Gestão dos Processos de Negócio, que envolve a sistematização de processos individuais tanto dentro quanto fora da organização. Trata-se de um método de gestão que pode ser traduzido em um software integrado, resultando na melhoria do desempenho das equipes por meio de uma sincronização mais eficiente e organizada.

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Com um software BPM, é possível mapear os processos, pois estarão registrados dentro do sistema. Isso permite acompanhar atualizações e interações com outros membros da equipe de forma centralizada. Essa é uma vantagem empresarial, tendo em vista que os negócios que não adotam essa prática acabam desorganizados, afetando negativamente a produtividade.

A implementação de um software BPM proporciona visibilidade das operações para o gestor, padroniza as demandas, armazena o histórico dos registros e gera relatórios automáticos. Possibilitando uma análise estratégica do negócio e a eficiência na tomada de decisões.

 

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Quando o assunto é gerir demandas, prazos e prioridades, a organização de documentos de forma manual não é a opção ideal. Para isso, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos traz a eficiência esperada para automatizar e organizar as documentações de maneira sistematizada.

Esse formato garante maior segurança no armazenamento e o acesso facilitado entre os gestores e colaboradores por meio de um sistema compartilhado. Outro ponto positivo em relação ao GED é a possibilidade de acompanhar os registros do usuários e suas atividades realizadas.

Para que funcione adequadamente, o uso de metadados são parte fundamental. Esse termo vem ganhando destaque, principalmente devido a gestão de documentos, e tratam-se dos dados indexados nos documentos, como data da criação, nome do autor e tamanho do arquivo.

Essa funcionalidade dá às equipes da empresa uma maior integração de informações, devido à praticidade e agilidade.

 

Power BI

O Power BI é uma ferramenta de Business Intelligence (BI). Tornou-se popular pelo projeto da Microsoft em melhorar o Power Pivot do Excel com uma visualização mais interativa e relevante.

Este software permite a visualização interativa de informações e a criação de relatórios dinâmicos. Projetado para ajudar as organizações a transformar dados brutos em insights acionáveis, facilita a tomada de decisões estratégicas e promove uma cultura de dados na empresa.

Atualmente, há no mercado opções mais acessíveis e revolucionárias que possibilitam a integração com o fluxo de trabalho das equipes.

Com o Power BI, os usuários podem conectar-se a diversas fontes de dados, tanto internas quanto externas, como bancos de dados SQL, arquivos Excel, serviços online (como Google Analytics e Salesforce), entre outros.

A ferramenta costuma oferecer uma interface amigável para a criação de dashboards personalizados, onde gráficos, tabelas e mapas podem ser combinados com o uso de elementos visuais, como cores, animações e ícones.

 

 

Desafios de prazos e prioridades desorganizadas

A falta de visibilidade das operações geralmente resulta em prazos e prioridades desorganizadas. Quando a gestão não tem uma visão ampla do que está ocorrendo no negócio, é difícil definir essas informações com precisão. Consequentemente, decisões são tomadas sem embasamento adequado, o que pode levar a resultados negativos ou à estagnação do negócio.

A pesquisa da Gartner revela que a falta de visibilidade e clareza nos processos de negócios é uma das principais razões para o fracasso de 85% dos projetos de TI. Um alto número que pode ser diminuído com a implementação de um SIG.

Se os projetos de tecnologia da informação já são muito prejudicados por desorganização, imagine em outros setores do negócio. Isso acarreta desânimo da equipe e, principalmente, no desperdício de recursos que poderiam ser melhor investidos com outros objetivos.

Sendo assim, uma empresa que busca o sucesso no mercado não deve recorrer a métodos tradicionais de gerenciamento, mas sim buscar soluções inovadoras e tecnológicas que tragam resultados surpreendentes e melhorem a performance da equipe.

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5 Vantagens de utilizar um software integrado

Algumas vantagens foram discutidas anteriormente, mas as principais devem ganhar destaque, tendo em vista que são elas que permitirão que a empresa passe por uma verdadeira transformação nos processos e na gestão.

Um software integrado pode melhorar diferentes âmbitos em um negócio, e é claro que a mudança será definitiva com a sua implementação. Dessa forma, acompanhe abaixo suas 5 vantagens.

 

Clareza nas informações

Visibilidade é a palavra-chave quando se trata de clareza nas informações. Quando os gestores e os colaboradores possuem uma visão abrangente do processo e podem acompanhar as demandas próprias e do restante da equipe, torna-se mais simples fazer a gestão.

Um software integrado centraliza todas as informações da empresa em um único sistema, eliminando a duplicidade de dados e reduzindo erros, proporcionando uma visão clara e precisa dos processos e facilitando a tomada de decisões. Com todos os dados acessíveis em um único local, os gestores podem identificar rapidamente oa gargalos e áreas que precisam de melhorias.

 

Monitoramento automático e eficaz

Um gestor realmente precisa estar próximo das operações para acompanhar todos os processos de perto? Acreditamos que não! Com um SIG, é possível apenas acompanhar os resultados e relatórios, tendo uma visão geral por meio do monitoramento automático e eficaz.

Existem demandas mais urgentes para o gestor do que acompanhar cada passo dos processos. Dessa forma, quando houver qualquer demanda urgente, o monitoramento automático permite intervenções rápidas em caso de problemas, o que evita atrasos e melhora a eficiência operacional.

 

Comunicação interna eficiente

As equipes precisam de uma forma de comunicação eficiente para trocar informações entre si, mas a comunicação interna vai além disso, envolve que todos estejam alinhados e possam conferir as demandas com facilidade sem precisar consultar constantemente.

A integração dos processos facilita a comunicação entre os departamentos. Todos têm acesso às mesmas informações atualizadas, reduzindo a necessidade de reuniões longas e e-mails desnecessários. Com isso, a colaboração entre as equipes é aprimorada.

 

Cobrança automática de demandas

Nada melhor do que um software com a capacidade de cobrar automaticamente as demandas. Afinal, não é necessário que uma pessoa cobre outra; basta definir uma data final para entrega, e o próprio sistema irá acionar por meio de lembretes para a conclusão de tarefas, a geração automática de faturas e a gestão de prazos.

A automação reduz a carga de trabalho manual e aumenta a precisão das operações, garantindo que nada seja esquecido ou negligenciado.

 

Foco no planejamento estratégico

Por fim, e provavelmente uma das mais importantes, o SIG permite focar ainda mais no planejamento estratégico. Alguns processos serão automatizados, exigindo menos acompanhamento por parte do gestor e da sua equipe, liberando mais tempo para focar em estratégias.

Isso resulta em um crescimento mais sustentável e uma maior capacidade de adaptação às mudanças do mercado, já que os gestores estarão concentrados em identificar oportunidades e melhorar a competitividade da empresa.

 

 

Next One: tudo em um só lugar

Com todos esses benefícios em mãos, a escolha de implementar um software integrado de gestão ficou ainda mais fácil! O Next One é um ERP feito para empresas que buscam mais organização e controle gerencial.

Com módulos completos, esse ERP da Next SI é personalizável de acordo com as necessidades de cada empresa e ainda é escalável conforme o crescimento do negócio. Confira abaixo algumas das suas possibilidades:

• Custos
• Engenharia
• Estoque
• Power BI
• Comercial
• Faturamento
• Fiscal, Contábil e RH

Com o Next One, você terá tudo em um só lugar para organizar as suas operações e alcançar uma gestão de qualidade.