A automação inteligente de processos está transformando a gestão empresarial. Em um mundo corporativo cada vez mais dinâmico, a eficiência operacional faz a diferença para enfrentar desafios diários. Assim, as operações manuais são práticas ineficientes e onerosas.
Nos processos manuais, tarefas como controle de planilhas, envio de e-mails e criação de relatórios são feitas uma a uma, sem ajuda de ferramentas automatizadas. O problema é que essa maneira de trabalhar aumenta o risco de erros, que podem levar a retrabalhos e atrasos. Evitar esses erros ajuda a empresa a ganhar tempo e melhorar o desempenho.
Utilizar este método de gerenciamento de processos pode parecer confortável para gestores acostumados com os processos tradicionais. No entanto, permanecer estagnado é perder vantagens competitivas no mercado.
Em contrapartida, existem automações inteligentes de processos, que aproveitam tecnologias como inteligência artificial e sistemas que ‘aprendem’ a partir de dados para tornar o trabalho mais eficiente e produtivo. Isso combinado com a automação de processos para automatizar demandas e extrair insights dos dados.
A MarketsandMarkets realizou uma pesquisa que demonstrou um avanço do mercado de automações inteligentes, indicando um crescimento anual de 13,8% até 2027. Com uma expectativa de lucro de US$26 bilhões. Gestores e CEOs estão criando uma visão futura do seu próprio negócio e buscando soluções para melhorar a sua produtividade para escalonar os resultados.
Esse movimento do mercado indica uma evolução nas organizações que buscam inovar. Neste artigo, entenda o que é automação inteligente e como ela pode transformar os negócios.
Índice
O que é automação de processos?
Processos existem em toda e qualquer empresa e, dada a sua complexidade, a automação é uma solução para simplificá-los e torná-los ainda mais eficientes, buscando transformar a performance das equipes.
Em sua definição básica, a automação de processos usa a tecnologia para executar tarefas ou processos, permitindo a intervenção humana apenas em momentos específicos. Existem diversos tipos de automação que podem ser aplicados em diferentes áreas.
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Por exemplo, uma seguradora pode implementar a automação para reduzir tarefas repetitivas, gerenciar pagamentos e cobranças, ou calcular taxas. Da mesma forma, uma montadora de veículos pode utilizar essa tecnologia para acelerar sua linha de produção e otimizar recursos, beneficiando assim qualquer setor, seja na produção ou nas áreas administrativas.
Para atender a essas necessidades específicas de cada setor, foram desenvolvidas várias ferramentas que contribuem para a automação de processos suportadas por tecnologias incluindo inteligência artificial (IA), aprendizado supervisionado (ou machine learning) e sistemas de gestão empresarial (ERP). A seguir, destacamos uma delas:
Automação Robótica de Processos (RPA)
A Automação Robótica de Processos (RPA) tem como foco as tarefas repetitivas, como preencher formulários, movimentar arquivos e outras atividades com esforço excessivo. Essas demandas podem ser facilitadas com a RPA.
Isso porque a ferramenta consiste em um software que utiliza bots ou robôs de software. Os bots ajudam a simplificar processos, deixando essas tarefas prontas para que os gestores possam apenas revisar. Dessa forma, alimentar planilhas, conferir dados ou processar transações ficaram mais simples, pois eles realizam essa análise e fornecem os dados aos usuários. Com isso, gestores e suas equipes podem se concentrar em atividades estratégicas, reduzindo o tempo gasto com um alto volume de processos.
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Uma pesquisa realizada pela Forrester Research, uma renomada empresa americana de pesquisa de mercado e consultoria em tecnologia, revelou que a RPA é amplamente utilizada nos setores financeiro e bancário, com 1 em cada 3 bots operando nessas áreas. Isso se deve ao fato de que os bancos foram pioneiros na adoção da RPA, especialmente para automatizar processos relacionados a dados de clientes e combate à lavagem de dinheiro.
Inúmeras vantagens da RPA também podem ser aplicadas em setores como saúde, indústria e varejo, entre outros. A pesquisa já citada da MarketsandMarkets aponta que diversas empresas vêm descobrindo a automação de processos e aderindo a essa opção tecnológica, principalmente por conta do retorno financeiro gerado a longo prazo.
Automação de Processos de Negócios (BPA)
A Automação de Processos de Negócios (BPA) também reduz tarefas repetitivas, mas vai além, facilitando o trabalho entre diferentes áreas da empresa e conectando sistemas para que todos os processos funcionem bem juntos.
O objetivo do BPA é garantir que as atividades diárias de um negócio sejam executadas sem problemas, independente da sua complexidade. Os diversos departamentos existentes precisam estar alinhados para cumprir as demandas com eficiência e é aí que entra o BPA, facilitando a comunicação e a integração entre equipes. Por exemplo, no gerenciamento de inventários, é essencial que haja atualizações constantes sobre as compras para garantir a precisão nos registros dos produtos.
Além disso, uma das suas principais vantagens é a capacidade de integração com outros softwares administrativos, como o BPM (Business Process Management) e diversas plataformas em nuvem. Desta forma, com seu foco em gerir negócios, a BPA também possibilita a diminuição de demandas complexas e repetitivas, abrindo margem para as equipes focarem nas atividades estratégicas de qualquer projeto.
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Benefícios e desafios da automação inteligente
Ao longo deste artigo, destacamos os principais benefícios da automação inteligente, como a integração com sistemas, a comunicação eficaz entre equipes, a redução de custos e retrabalhos e o direcionamento do foco para estratégias de maior impacto. Vamos explorar algumas perspectivas adicionais.
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Com o uso de Inteligência Artificial (IA), a automação inteligente transforma as operações, promovendo aprendizado contínuo e aperfeiçoando decisões e ações. Tarefas que antes demoravam horas para serem realizadas manualmente podem agora ser concluídas em minutos ou até segundos. Exemplos incluem:
- Geração de relatórios financeiros
- Envio automático de e-mails para clientes
- Atualização em tempo real de inventários
A redução do tempo gasto nessas atividades reflete diretamente a diminuição dos custos operacionais e permite que a empresa escale seus processos, estando preparada para atender um volume maior de clientes.
Esse nível de automação também impacta a satisfação do cliente: com processos organizados, a empresa proporciona respostas mais rápidas e precisas, oferecendo uma experiência de atendimento de excelência. Isso reforça o Customer Experience, que é fundamental para o crescimento sustentável das empresas.
Toda mudança vem com desafios. Um dos mais comuns é a resistência entre os colaboradores. Para superar, é essencial envolvê-los desde o início, mostrando como a automação beneficiará o seu trabalho e realizando treinamentos contínuos. Outro obstáculo, são os custos iniciais de implementação, que podem variar conforme a complexidade da necessidade da empresa. Porém, os ganhos em eficiência e a economia no longo prazo justificam o investimento, além de se tornarem lucros com o tempo.
Questões de ética e segurança de dados também são fundamentais. Por isso, garantir que as soluções de automação sigam as melhores práticas de proteção é indispensável.
No cenário atual, a automação inteligente tornou-se uma necessidade para empresas que desejam crescer de forma sustentável. Com a abordagem certa, é possível eliminar processos manuais e transformar o desempenho, alcançando objetivos empresariais com eficiência.
Implementação da automação
Gestores costumam ficar sobrecarregados com as demandas de suas equipes, o que dificulta a busca por soluções para reduzir o excesso de processos manuais. Implementar uma nova automação pode parecer desafiador, mas com um passo a passo claro e o apoio certo, essa transformação se torna viável e extremamente vantajosa.
O primeiro passo é avaliar os processos atuais, identificando as tarefas realizadas manualmente e que podem ser automatizadas. Em seguida, é essencial analisar os gargalos que atrasam as operações e selecionar a ferramenta de automação mais adequada para solucioná-los.
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Para garantir uma implementação tranquila, procure soluções que superem esses desafios e ofereçam suporte técnico para a introdução das mudanças. A Next SI, especialista em soluções de software de gestão, possui o suporte completo que o gestor precisa para implementar essas transformações com sucesso.
Com uma equipe especializada, oferecemos as ferramentas de automação inteligente ideais para o seu negócio, como o Next BP – uma plataforma de Business Process Management (BPM) que permite gerenciar processos de forma simples e eficiente, adaptável a qualquer segmento. Com o Next BP, você conta com funcionalidades como:
- Gestão Comercial (CRM)
- To-do List
- Gestão de Chamados
- Projetos
- Timeline
- Central de Pendências
Essas e outras ferramentas, integradas em um único software, centralizam os processos e garantem maior eficiência nos serviços oferecidos aos seus clientes.
O planejamento da implementação também é uma etapa crucial. Um plano bem estruturado deve incluir testes, capacitação da equipe para utilizar os novos sistemas e monitoramento contínuo do desempenho da automação. Na Next SI, fornecemos acompanhamento contínuo para superar os desafios que sua empresa poda enfrentar.
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